Facture électronique à l'expert-comptable : DATEV et justificatifs
Vous rédigez ZUGFeRD ou factures XRechnung et vous vous demandez comment les justificatifs et les données comptables parviennent au cabinet comptable ? Ce guide destiné aux experts-comptables de ZUGFeRD et de XRechnung explique la remise : le lot d'écritures comptables DATEV (avec l'abonnement Plus), l'archive des justificatifs et ce dont le cabinet comptable a réellement besoin.
Ce que l'expert-comptable attend réellement de vous
Un cabinet comptable a besoin de deux choses distinctes : les données de comptabilisation pour la comptabilité financière et les justificatifs eux-mêmes comme preuve. Le XML structuré d'une facture électronique ne remplace pas le reçu, il accélère seulement l'enregistrement.
En pratique, cela signifie : Vous livrez un lot d'écritures avec la date, le montant, le taux d'imposition, le compte de contrepartie et le champ de réception - ainsi que les fichiers de factures eux-mêmes. Quotavo se sépare exactement comme ceci : export DATEV pour les écritures comptables, archive et téléchargement PDF/XML pour les justificatifs.
Important pour la première conversation : précisez si votre cabinet comptable utilise le SKR03 ou le SKR04 et quel numéro de conseiller et de client s'applique. Sans ces trois informations, aucun lot d'écritures comptables ne rentrera.
ZUGFeRD-PDF ou XRechnung-XML : ce que le cabinet comptable en fait
ZUGFeRD est le cas le plus pratique pour le cabinet comptable : le PDF reste lisible par l'homme et contient les données lisibles par machine. Un reçu, un dossier, pas de problème d'attribution.
XRechnung est un fichier XML pur sans composant visuel. Il s'agit de la voie standard vers les clients publics, mais elle est plus lourde pour le cabinet comptable car elle ne peut pas être lue sans un spectateur. Si votre cabinet comptable le demande, fournissez le XML en plus du PDF.
Pour la comptabilité elle-même, le format joue un rôle moins important qu'on ne le pense souvent : les écritures sont effectuées à partir du lot d'écritures, le format de facture électronique affecte principalement l'archivage et la vérifiabilité.
Étape par étape : remettre les justificatifs de Quotavo au cabinet comptable
- Demandez à votre expert-comptable votre numéro de conseiller, votre numéro de client et votre plan comptable (SKR03 ou SKR04).
- Saisissez ces valeurs dans Quotavo sous Paramètres → Exportation de données → DATEV.
- Sélectionnez la période sous Exportation DATEV, par exemple un mois ou un trimestre.
- Téléchargez le lot d'écritures comptables au format CSV au format EXTF (nom du fichier : EXTF_Buchungs Stapel_YYYY-MM.csv).
- Exportez les PDF des factures associées depuis l'archive ; pour les factures gouvernementales, en plus le XRechnung-XML.
- Les deux sont transmis au cabinet comptable via la méthode convenue, comme par exemple les sociétés DATEV en ligne, un portail client ou une transmission cryptée.
Ce dont vous avez besoin pour vous garder
Le remettre au cabinet comptable ne vous dispense pas de le conserver vous-même. Les factures sont soumises à l'obligation légale de conservation et l'original dans son format d'origine est déterminant - chez ZUGFeRD, c'est-à-dire le PDF avec XML intégré, et non un PDF nouvellement imprimé.
Concrètement, cela signifie : ne modifiez pas ultérieurement les fichiers de factures électroniques exportés et conservez-les tels qu'ils ont été envoyés. L'archive de Quotavo permet de rechercher vos factures sortantes.
Cette page est une classification axée sur la pratique et non des conseils fiscaux ou juridiques. Votre cabinet comptable est responsable de faire des déclarations contraignantes concernant votre cas.
Pour les experts-comptables : ce qui arrive des clients Quotavo
Les clients qui utilisent Quotavo envoient des factures sortantes au format PDF avec ZUGFeRD-XML intégré selon EN 16931. Pour les clients publics, il existe également une XRechnung indépendante sous le nom de CII-XML.
Le lot d'écritures comptables est un EXTF-CSV avec un plan comptable sélectionnable SKR03 ou SKR04 ainsi que le numéro de conseiller et de client du profil client. La période peut être librement choisie ; le mois ou le trimestre sont habituels.
Quotavo n'est délibérément pas une comptabilité financière : il n'y a pas de connexion bancaire ni de logique d'imputation propre au-delà de l'export. Le cabinet comptable conserve le contrôle total de la comptabilité.
Questions fréquentes (FAQ)
- Est-il suffisant d’envoyer simplement les PDF ZUGFeRD à l'expert-comptable ?
- En règle générale, oui pour le stockage de documents, mais généralement pas pour la comptabilité. La plupart des cabinets comptables souhaitent également un lot d'écritures comptables, car cela raccourcit considérablement le processus d'enregistrement. Quotavo fournit les deux séparément : PDF/XML à partir de l'archive et exportation DATEV au format EXTF-CSV.
- Quel plan comptable dois-je définir, SKR03 ou SKR04 ?
- C’est ce que précise votre cabinet comptable, ce n’est pas une décision libre. SKR03 est orienté processus et répandu dans les entreprises de taille moyenne, SKR04 suit la structure du bilan. Demandez une fois et entrez la valeur de manière permanente dans votre profil.
- En tant que propriétaire d'une petite entreprise, ai-je même besoin de factures électroniques conformément à l'article 19 UStG ?
- Pratiquement toutes les entreprises B2B, y compris les petites entreprises, doivent recevoir et archiver des données. Des facilités et des périodes de transition s’appliquent à l’expédition. Veuillez clarifier avec votre cabinet comptable ce qui s'applique spécifiquement à vous ; l'arbre de décision sur cette page vous aide à choisir le format.
- Quotavo remplace-t-il mon logiciel de comptabilité ?
- Non. Quotavo couvre les devis, les factures, la gestion client et la facturation électronique. DATEV export prend en charge la collaboration avec des experts-comptables, mais ne remplace pas la comptabilité financière par des connexions bancaires et des états financiers annuels.
- Comment puis-je remettre les factures ZUGFeRD à mon expert-comptable ?
- Le PDF ZUGFeRD des archives suffit généralement pour le stockage des documents. Le cabinet comptable souhaite également un lot d'écritures comptables DATEV (EXTF-CSV) pour la comptabilité. Dans Quotavo, vous exportez les deux séparément : PDF avec XML intégré et lot d'écritures comptables avec SKR03 ou SKR04.
- Que faut-il prendre en compte lors de la remise à un expert-comptable lors de l'utilisation de XRechnung ?
- XRechnung est du pur XML CII sans PDF visuel – obligatoire pour les autorités, plus fastidieux pour les cabinets comptables. Fournissez le XML en plus du PDF lisible et précisez avec l'expert-comptable s'il traitera le XML directement ou archivera simplement le PDF.
Quotavo