Rechnung schreiben – PDF, Pflichtangaben & E-Rechnung
Rechnung schreiben online: Pflichtangaben aus Profil und Kundenstamm, PDF mit optionalem ZUGFeRD, aus Angebot übernehmen ohne doppeltes Abtippen. Quotavo ist Rechnungssoftware für KMU – keine Finanzbuchhaltung, aber der komplette Weg von Angebot bis Archiv.
Rechnung schreiben – Kurzüberblick
Rechnung schreiben heißt in der Praxis: Pflichtangaben nach UStG, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und korrekte MwSt. in einem PDF bündeln – idealerweise mit maschinenlesbarer E-Rechnung für B2B.
Diese Seite ist der Produkt-Guide für den Quotavo-Workflow. Rechtliche Tabellen und Checklisten finden Sie im Blog Rechnungspflichtangaben 2026 und im Tool Rechnungs-Checkliste. Überblick zur Software-Klasse: Rechnungssoftware.
Rechnung online schreiben – ohne Word oder Excel
Word-Vorlagen und Excel rechnen Summen nicht zuverlässig mit und erzeugen keine ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, braucht Nummernkreise, Kundenstamm und ein einheitliches Layout.
In Quotavo starten Sie im Free-Tarif mit 10 Angeboten und 10 Rechnungen pro Monat – kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Kunde und Katalog pflegen Sie einmal; jede Rechnung übernimmt Adresse, Posten und Summen. Tarife unter Preise; Gesamtworkflow: ERP für kleine Unternehmen.
Rechnung aus Angebot oder neu
Haben Sie ein Angebot bereits erstellt, übernimmt Quotavo Kunde und Posten per Klick in eine neue Rechnung. Alternativ starten Sie unter Rechnungen → Neue Rechnung von null.
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit werden automatisch oder manuell gesetzt. Nummernkreise legen Sie bei der Einrichtung fest; MwSt. und Summen berechnet Quotavo. Vorher Angebot? Siehe Angebot erstellen.
Pflichtangaben für rechtskonforme Rechnungen
- Vollständiger Name und Adresse von Ihnen und Ihrem Kunden.
- USt-IdNr. und IBAN im Profil pflegen. Sie erscheinen im Briefkopf und – sofern beide gesetzt – in der ZUGFeRD-Datei.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum bzw. Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Netto, Steuersatz und Brutto.
- PDF prüfen und speichern. Optional ab Plus per E-Mail versenden; Archiv bleibt durchsuchbar.
Kleinunternehmer und § 19 UStG
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keinen Umsatzsteuerausweis aus, brauchen aber den Pflichttext und alle übrigen Angaben. Quotavo unterstützt den Kleinunternehmer-Hinweis im Profil.
Ausführlich: Ratgeber Kleinunternehmer Rechnung. MwSt. schnell prüfen: MwSt.-Rechner.
ZUGFeRD / XRechnung
Beim PDF-Export einer Rechnung erzeugt Quotavo zusätzlich eine factur-x.xml (ZUGFeRD), wenn IBAN und USt-IdNr. im Profil eingetragen sind. Fehlen diese Angaben, bleibt es beim Standard-PDF.
Für Behörden und andere Empfänger mit Leitweg-ID können Sie die Rechnung zusätzlich als XRechnung (eigenständige CII-XML) herunterladen. Die Leitweg-ID pflegen Sie beim Kunden. Vertiefung: E-Rechnung, ZUGFeRD, XRechnung.
Ab Plus können Sie Rechnungen zusätzlich als DATEV-Buchungsstapel (EXTF, SKR03/SKR04 aus dem Profil) für den Steuerberater exportieren – mehr unter E-Rechnung und Steuerberater.
Häufige Fragen (FAQ)
- Wie schreibe ich eine Rechnung als PDF?
- In Quotavo: Kunde wählen (oder aus Angebot übernehmen), Positionen erfassen, MwSt. und Brutto prüfen – dann PDF erstellen und herunterladen. Mit IBAN und USt-IdNr. im Profil entsteht zusätzlich ZUGFeRD im PDF.
- Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung haben?
- Unter anderem: vollständige Namen und Adressen, USt-IdNr. (wenn umsatzsteuerpflichtig), Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beschreibung, Netto, Steuersatz und Brutto. Quotavo übernimmt Stammdaten aus Profil und Kunde; Details im Blog zu Pflichtangaben 2026.
- Kann ich aus einem Angebot eine Rechnung machen?
- Ja – Kunde und Posten per Klick übernehmen, ohne erneut abzutippen. Angebote erstellen Sie vorher unter /angebot-erstellen; bestätigte Angebote lassen sich besonders schnell abrechnen.
- Brauche ich Word oder Excel zum Rechnung schreiben?
- Nein. Tabellen und Vorlagen fehlen oft an Nummernkreisen, E-Rechnung und Archiv. Quotavo bündelt Kundenstamm, Katalog und PDF-Export im Browser.
- Ist Quotavo kostenlos zum Rechnungen schreiben?
- Zum Testen ja: Im Free-Tarif 10 Rechnungen und 10 Angebote pro Monat. Plus und Pro erweitern E-Mail-Versand, eigene PDF-Vorlage und DATEV-Export – Details unter /preise.
- Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
- ZUGFeRD ist PDF mit eingebetteter XML – häufig im B2B. XRechnung ist separate CII-XML, üblich bei Behörden (Leitweg-ID). Quotavo erzeugt beides aus derselben Rechnung, wenn Profil und Kunde vollständig sind.
Quotavo