Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Quotavo.

1. Verantwortlicher

Robert Klemmer
Hamberger Straße 42
51381 Leverkusen
E-Mail: info@quotavo.de

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie Quotavo nutzen, insbesondere bei Registrierung, Anmeldung und beim Speichern von Kunden-, Angebots- und Rechnungsdaten.

3. Verarbeitete Daten

Kontodaten

Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle, Tarif, Erstellungszeitpunkt

Geschäftsdaten

Kundendaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Notizen)
Objekte / Einsatzorte
Angebots- und Rechnungsdaten inkl. Positionen und PDF-Vorlagen
Belege und extrahierte Belegfelder (z. B. Betrag, Datum, Lieferant)
Hochgeladene Bilder für PDF-Vorlagen (Logo, Header) und Beleg-Uploads
Öffentliche Angebotsbestätigungen (Zeitpunkt, IP-bezogene technische Metadaten soweit protokolliert)

Abrechnung & Zahlung

Gewählter Tarif, Abrechnungsintervall, Abo-Status
Zahlungsreferenzen und Transaktions-IDs des Zahlungsdienstleisters (keine vollständigen Kartendaten bei uns)

Technische Daten

Session-Cookie (angebot.sid) für die Anmeldung
Cookie-Einwilligung in localStorage (quotavo_cookie_consent)
Optional (nur mit Einwilligung): Theme, Sprache und UI-Einstellungen in localStorage
Server-Logdateien (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, je nach Server-Konfiguration)

Newsletter & E-Mail-Einwilligungen

E-Mail-Adresse
Zeitpunkt und Herkunft der Einwilligung (z. B. Registrierung, Warteliste, Profil, Landingpage-Button)
Abmeldestatus und Zeitpunkt einer Abmeldung
Technischer Abmelde-Token für Links in E-Mails

Es werden keine Marketing-, Statistik- oder Tracking-Cookies auf der Website eingesetzt. Schriftarten werden lokal vom System bzw. ohne externe Anbieter geladen. In werblichen E-Mails können – sofern beim Versanddienstleister aktiviert – Öffnungs- und Klickstatistiken über eingebettete Techniken (z. B. Zählpixel, Link-Tracking) erhoben werden; Details siehe Abschnitt 11.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der App, Login, Speicherung Ihrer Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Sicherheit, Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Gesetzliche Aufbewahrung (z. B. Rechnungen): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Optionale Präferenzspeicherung (Sprache, Design, UI): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG – nur nach Einwilligung
Transaktionale E-Mails (z. B. Passwort-Reset, Versand von Angeboten/Rechnungen an Ihre Kunden): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Plus/Pro): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Newsletter und vergleichbare Produktinformationen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – nur nach ausdrücklicher Einwilligung
Wartelisten-Benachrichtigungen und vergleichbare Einzelinformationen nach Ihrer Anfrage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

5. Speicherdauer

Kontodaten: solange das Konto besteht
Geschäftsdaten: bis zur Löschung durch Sie oder Beendigung des Kontos; Rechnungsdaten ggf. länger gemäß steuerrechtlicher Vorgaben
Server-Logs: in der Regel 90 Tage
Session-Cookie: maximal 7 Tage
Cookie-Einwilligung: bis zum Widerruf / Löschen der lokalen Daten
Präferenz-Speicher: bis zum Widerruf der Einwilligung oder Löschen der lokalen Daten
Newsletter-Einwilligungen: bis zum Widerruf bzw. Abmeldung; Nachweise der Einwilligung werden nach Abmeldung in der Regel für die Dauer gesetzlicher Verjährungsfristen gespeichert

6. Hosting

Anbieter: Render (render.com)
Standort: EU
Datenbank: PostgreSQL auf dem Server.

Sofern ein externer Hoster eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

E-Mail-Versand: Brevo (Sendinblue GmbH)
Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland
Datenschutz: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/

Der E-Mail-Dienstleister wird als Auftragsverarbeiter für transaktionale E-Mails und – sofern Sie eingewilligt haben – für Newsletter eingesetzt.

Zahlungsabwicklung: Mollie B.V.
Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande
Datenschutz: https://www.mollie.com/de/privacy

Der Zahlungsdienstleister wird für kostenpflichtige Abonnements (Plus/Pro) eingesetzt. Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder SEPA-Informationen) werden primär beim Zahlungsdienstleister verarbeitet; bei uns werden in der Regel nur Status, Beträge und Referenz-IDs gespeichert.

7. Weitergabe

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur an IT-/Hosting-Dienstleister, E-Mail- und Zahlungsdienstleister (Auftragsverarbeitung), bei gesetzlicher Pflicht an Behörden oder mit Ihrer Einwilligung, nicht zum Verkauf Ihrer Daten.

8. Cookies und lokale Speicherung

Beim ersten Besuch können Sie wählen, welche Kategorien erlaubt sind. Die Entscheidung lässt sich jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen.

Name	Typ	Kategorie	Zweck	Dauer
`angebot.sid`	Session-Cookie (HttpOnly)	Notwendig	Login / Sitzung	max. 7 Tage
`quotavo_cookie_consent`	localStorage	Notwendig	Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung	bis Widerruf
`angebot_theme`	localStorage	Präferenz	Hell-/Dunkelmodus	bis Widerruf
`quotavo_locale`	localStorage	Präferenz	Sprache	bis Widerruf
`quotavo_bereich`	localStorage	Präferenz	Letzter App-Bereich	bis Widerruf
`quotavo.sidebarCollapsed`	localStorage	Präferenz	Sidebar-Zustand	bis Widerruf
`quotavo.sidebarWidth`	localStorage	Präferenz	Sidebar-Breite	bis Widerruf
`quotavo.dashSetupHidden`	localStorage	Präferenz	Ausgeblendete Dashboard-Hinweise zu Profilfeldern	bis Widerruf

Notwendig: Erforderlich für den Betrieb (Login, Sicherheit, Einwilligung speichern). Keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Präferenzen: Nur nach Einwilligung. Ohne Einwilligung greifen Session-Defaults; Einstellungen werden nicht dauerhaft gespeichert.

Statistik & Marketing (Website): Werden auf der Website derzeit nicht eingesetzt.

E-Mail-Tracking: In werblichen E-Mails kann der Versanddienstleister – abhängig von der Kampagnen-Konfiguration – Öffnungs- und Klickraten erfassen. Dies geschieht nicht über Website-Cookies, sondern über Techniken in der E-Mail (z. B. Zählpixel, verfolgte Links). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung zum Newsletter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

9. Ihre Rechte

Sie haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gemäß DSGVO.

Anfragen an: info@quotavo.de

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

10. Datensicherheit

Passwörter werden gehasht gespeichert. Session-Cookies sind httpOnly. In Produktion ist HTTPS vorgesehen. Zugriff auf Geschäftsdaten nur nach Anmeldung.

11. E-Mail und Newsletter

Wir versenden verschiedene Arten von E-Mails:

Transaktional / vertragsbezogen: z. B. Passwort-Reset, technische Hinweise zum Konto, Versand von Angeboten und Rechnungen an von Ihnen angegebene Empfänger – ohne separate Marketing-Einwilligung, soweit für die Vertragserfüllung erforderlich.
Newsletter & Produktinformationen: nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (z. B. optionale Checkbox bei Registrierung, im Profil, auf der Warteliste oder durch Klick auf „Kostenlos abonnieren“ auf der Landingpage mit dem dort angezeigten Hinweistext).
Warteliste: nur nach Ihrer Einwilligung bei der Eintragung, um Sie über Tarif-Freischaltungen zu informieren.

Einwilligung können Sie bei der Registrierung (optional), auf der Warteliste (erforderlich), auf der Landingpage (Button „Kostenlos abonnieren“) oder im Profil erteilen bzw. widerrufen. Jede werbliche E-Mail enthält einen Abmeldelink. Zusätzlich können Sie sich unter Newsletter abmelden abmelden oder an info@quotavo.de wenden.

Der Widerruf der Einwilligung lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.

12. Support-Zugang

Zur Fehleranalyse und Kundenbetreuung kann autorisiertes Support-Personal des Anbieters – nur nach Ihrer Anfrage oder mit Ihrer Zustimmung – vorübergehend in Ihr Konto wechseln („Impersonation“). Dieser Zugang ist auf den Supportfall beschränkt, protokolliert und nicht für den regulären Betrieb vorgesehen. Details zu Zweck und Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

13. Konto löschen

Kontolöschung auf Anfrage an info@quotavo.de. Zugehörige Mandantendaten werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Stand: 02.09.2026

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