Mentions obligatoires sur une facture en 2026
Checklist des mentions obligatoires selon la loi allemande sur la TVA et des changements liés à ZUGFeRD, XRechnung et la facture électronique.
Une facture est plus qu'une demande de paiement. Il s'agit d'un document comptable, d'un document fiscal et - depuis l'introduction de la facturation électronique - d'un ensemble de données de plus en plus structuré. Quiconque rédige des factures en 2026 doit connaître les informations obligatoires classiques selon la loi sur la TVA et en même temps comprendre quels formats s'appliquent aux factures électroniques.
Ce guide résume ce qui doit figurer sur chaque facture, comment l'exigence de facture électronique affectera 2026 et quand des formats tels que ZUGFeRD ou XRechnung deviendront pertinents. De plus, notre guide Rédiger une facture sur la page principale offre un aperçu compact pour vous aider à démarrer.
Qu'est-ce qu'une facture correcte ?
Une facture appropriée répond aux exigences du § 14 UStG (loi allemande sur la TVA). Si des informations obligatoires manquent, le destinataire du service peut ne pas être en mesure de déduire la TVA déductible - et vous risquez des plaintes auprès de l'administration fiscale. Parallèlement, les factures doivent respecter les principes de bonne comptabilité (GoBD) : traçables, archivées de manière immuable et présentables en cas d'audit.
Facture versus reçu versus note de crédit
Tous les documents de paiement ne sont pas des factures. Un reçu confirme la réception du paiement, mais ne contient pas nécessairement tous les champs TVA obligatoires. Une note de crédit corrige ou annule une facture et suit ses propres règles. Une facture demande ou documente un service avec des informations fiscales - c'est exactement ce sur quoi se concentre cet article.
Informations obligatoires selon § 14 UStG en détail
Depuis la modification du UStG, les factures doivent contenir certaines informations minimales. La liste suivante s'applique à la plupart des entrepreneurs imposables en Allemagne.
Informations sur le émetteur de factures
- Nom et adresse complets de l'entrepreneur fournissant le service
- Numéro fiscal ou Numéro d'identification TVA (USt-IdNr.)
Dans le cas de sociétés de personnes, le nom de la société doit être indiqué ; Les entrepreneurs individuels fournissent leur nom et prénom ainsi que leur adresse professionnelle.
Informations sur le bénéficiaire
- Nom et Adresse du bénéficiaire
Ceci est obligatoire pour les factures B2B. Un certain allègement s'applique aux factures aux particuliers si le montant de la facture ne dépasse pas 250 euros - mais il est néanmoins conseillé de fournir des informations complètes pour éviter les questions.
Détails et numéro de la facture
- Date d'émission de la facture
- Numéro de facture consécutif – unique et sans espaces dans la tranche de numéros (GoBD)
Le numéro de facture peut contenir des lettres et des caractères spéciaux, mais doit être unique. De nombreuses entreprises utilisent des préfixes d'année tels que « 2026-0042 ».
Description des prestations
- Quantité et type des articles livrés ou Étendue et type d'autres services
- Délai de livraison ou de prestation – ou une période de service uniforme, à condition qu'elle ne soit pas identique à la date de facture
Plus la description est précise, moins il y aura de litiges lors des audits et des demandes des clients. Les termes collectifs tels que « services divers » doivent être évités.
Frais et taxes
- La rémunération de la livraison ou de la prestation - ventilée selon les taux d'imposition ou en référence à la défiscalisation
- Le taux d'imposition applicable et le montant de la taxe – ou une indication de l'exonération fiscale
S'il existe plusieurs taux d'imposition (7% et 19%), des ventilations distinctes sont nécessaires. Les petites entreprises relevant du § 19 UStG selon l'article 19 UStG ajoutent la note selon laquelle aucune TVA n'est indiquée.
Cas particuliers
- Pour les autoliquidation (§ 13b UStG) : A noter que le destinataire du service est redevable de la taxe
- Pour les livraisons intracommunautaires : USt-IdNr. du destinataire et référence à l'ig hors taxe. Livraison
- Pour les livraisons à l'export : notes appropriées
Ces affaires concernent principalement le commerce transfrontalier ; Quiconque livre à l’international doit clarifier les détails avec son conseiller fiscal.
Facture électronique 2026 : ce qui va changer
Avec la Loi sur les opportunités de croissance et la mise en œuvre de la directive européenne sur la facturation électronique, le thème des factures électroniques structurées se déplace au centre des transactions commerciales B2B en Allemagne.
Calendrier et personnes concernées
À partir de 1. À partir de janvier 2025, les entreprises en Allemagne doivent généralement pouvoir recevoir des factures électroniques. À partir de 1. Janvier 2027 (pour les entreprises ayant réalisé un chiffre d'affaires de l'année précédente supérieur à 800 000 euros) ou 1. Depuis janvier 2028 (pour tous les autres), l'obligation d'envoyer des factures électroniques dans le secteur B2B s'applique - avec des périodes transitoires et des exceptions résultant de la loi.
Une facture électronique au sens de la loi n'est pas simplement un PDF envoyé par e-mail. Il doit être dans un format électronique structuré permettant un traitement automatique - généralement XRechnung ou ZUGFeRD (à partir de certains profils).
Plus d'informations : facturation électronique et notre article de blog facturation électronique Mandatory 2026.
Qu’est-ce que cela signifie pour les factures PDF classiques ?
À l'avenir, le format PDF ne remplira plus à lui seul l'exigence d'une facture électronique en B2B - sauf s'il existe une exception en vertu de la loi (par exemple, factures de petit montant sous certaines conditions) ou pendant la période de transition avec le consentement du destinataire vers d'autres formats. En pratique, les entreprises doivent aligner leurs logiciels et leurs processus afin de pouvoir créer des formats structurés.
ZUGFeRD et XRechnung : les formats en un coup d'œil
La facturation électronique concerne la structure des données, et pas seulement le format de fichier.
ZUGFeRD : PDF et données XML intégrées
ZUGFeRD combine une vue PDF lisible par l'homme avec un fichier XML intégré. Les systèmes comptables peuvent lire les données XML pendant que le destinataire visualise la facture au format PDF, comme d'habitude. Pour de nombreuses PME, ZUGFeRD est l'introduction pragmatique à la facturation électronique.
Les profils vont de MINIMUM aux profils conformes BASIC WL à EN 16931. Le profil dont vous avez besoin dépend du destinataire et du contrat.
XRechnung : XML pur pour les autorités
XRechnung est le format standard pour les factures destinées aux clients publics en Allemagne. Il est basé sur CII-XML et ne contient aucune interface PDF lisible - uniquement des données structurées. Quiconque travaille avec les autorités a souvent besoin de XRechnung aujourd'hui.
Nos articles détaillés Qu'est-ce que ZUGFeRD ? et XRechnung expliqué approfondissent les différences techniques.
Rédiger des factures en pratique : étape par étape
1. Fournir un service ou effectuer une livraison complète
Les factures doivent être établies rapidement après la prestation du service - au plus tard le 10 du mois suivant si vous facturez mensuellement à des fins de TVA. Les factures en retard réduisent vos liquidités et sèment la confusion chez les clients.
2. Sélectionnez le client et les postes
Utilisez les offres ou commandes existantes comme base. Les positions, les quantités et les prix ont alors déjà été vérifiés. La base de clients fournit l'adresse et USt-IdNr.
3. Vérifiez les champs obligatoires
Parcourez la liste de contrôle du § 14 UStG. N'y a-t-il pas de temps de représentation ? Le numéro de facture est-il consécutif ? Le net, le taux d'imposition et le brut sont-ils corrects ?
4. Sélectionnez le format
Pour les clients classiques, le PDF suffit souvent pour le moment - en vue de 2027/2028, vous devriez préparer ZUGFeRD. Pour les autorités : XRechnung, y compris l'identifiant de l'itinéraire.
5. Expédition et archivage
Envoyer la facture, suivre la réception du paiement, archiver la réception conformément à GoBD. Les factures électroniques doivent être conservées dans le format original - pas seulement sur papier.
Un logiciel au lieu d'Excel : pourquoi le changement en vaut la peine
Les modèles Excel de factures sont courants mais sujets aux erreurs. Les formules ne fonctionnent pas, les tranches de numéros sont gérées manuellement, les formats de facture électronique ne peuvent pas être exportés. Les logiciels de facturation modernes comme Quotavo corrigent ces faiblesses :
- Plages de numéros automatiques et calcul total
- Modèles PDF avec la marque de l'entreprise
- Adopté des offres - pas de nouvelle saisie
- Préparation à la facture électronique – ZUGFeRD et XRechnung en un coup d'œil
- Gestion des clients et des avantages en un seul endroit
Quiconque utilise des feuilles de calcul trouvera une comparaison pratique dans l'article Factures numériques au lieu d'Excel.
Petites entreprises et factures simplifiées
Les petites entreprises selon l'article 19 UStG n'affichent aucune TVA. Au lieu de cela, le texte obligatoire concernant l’exonération fiscale doit être inclus sur la facture. Les informations restantes – nom, adresse, description du service, frais, numéro de facture, date – restent obligatoires.
À l'avenir, les petites entreprises seront également soumises à l'obligation de réception et d'expédition pour les factures électroniques en B2B, sauf exception. Le logiciel devrait également être capable de prendre en charge les formats structurés ici.
Erreurs courantes dans les factures
USt-IdNr. manquant ou incorrect
Pour les transactions dans l’UE, un USt-IdNr. incorrect peut mettre en péril l’exonération fiscale. Vérifiez le numéro à l'aide de la procédure de contrôle rapide BZSt.
Date de service oubliée
Sans date de prestation, la facture est formellement défectueuse. Définissez la date d'exécution ou une période de temps.
Numéros de facture en double
GoBD violation et chaos dans la comptabilité. Un logiciel avec attribution automatique empêche cela.
PDF au lieu de la facture électronique, bien que cela soit obligatoire
A partir des dates indiquées, le destinataire peut demander une facture électronique conforme. Si vous livrez uniquement des fichiers PDF, vous risquez des retards de paiement ou un refus.
Plus de réponses : FAQ.
Intégration dans des processus plus vastes
Les projets de loi sont rarement isolés. Ils concernent les offres, les confirmations de commande, les bons de livraison et la comptabilité. Un ERP pour petites entreprises allie ces étapes sans la complexité des systèmes des grandes entreprises.
Quotavo se concentre sur l'essentiel : les offres, les factures, les clients, le catalogue et les modèles PDF - idéal pour les entreprises qui ont besoin de structure mais ne veulent pas d'une mise en œuvre ERP qui prend des mois.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Quelles informations obligatoires doit contenir chaque facture en 2026 ?
Conformément au § 14 UStG, les éléments suivants doivent figurer sur la facture : nom et adresse de l'émetteur et du destinataire, numéro fiscal ou USt-IdNr., numéro de facture, date d'émission, quantité et type de prestation, heure de la prestation, frais, taux d'imposition et montant de la taxe - ou une référence à l'exonération fiscale. Par ailleurs, des instructions particulières peuvent être nécessaires pour l’autoliquidation ou les livraisons intracommunautaires. Les petites entreprises relevant du § 19 UStG remplacent la ligne fiscale par la note de l'article 19.
Le PDF est-il toujours autorisé ou dois-je envoyer une facture électronique ?
A partir de 2025, les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’envoyer des factures B2B entrera en vigueur par étapes à partir de 2027/2028. D’ici là, des règles transitoires s’appliquent ; Le PDF peut toujours être accepté dans certains cas si le destinataire est d'accord. À long terme, vous devriez pouvoir produire ZUGFeRD ou XRechnung. Détails : Facture électronique.
Quelle est la différence entre ZUGFeRD et XRechnung ?
ZUGFeRD combine le PDF avec le XML intégré et convient au B2B et aux clients qui attendent une facture lisible. XRechnung est du XML pur selon la norme allemande pour le secteur public. Les deux sont basés sur EN 16931, mais diffèrent par leur structure et leur utilisation typique. Comparaison : ZUGFeRD contre XRechnung.
Quand ai-je besoin d’une facture avec ID d’itinéraire ?
L'Leitweg-ID est requis pour les factures destinées aux clients publics en Allemagne. Il identifie l’autorité et l’organisme destinataires. Sans un identifiant d'itinéraire correct, la facture est souvent rejetée. Les clients B2B privés et normaux n’ont pas besoin d’un identifiant de route.
Le numéro de facture doit-il être complet ?
Oui, selon GoBD, la plage de numéros de facture doit être continue et sans espaces. Les factures annulées ne sont pas « supprimées » mais corrigées avec des avoirs ou des reçus d'annulation. Un logiciel comme Quotavo attribue automatiquement des numéros et documente le processus.
Puis-je créer une facture à partir d'une offre ?
Il s’agit du flux de travail recommandé. Vous incluez les articles de l'offre confirmée, les données client et les prix dans la facture - vous évitez ainsi les fautes de frappe et les discussions sur les montants. Dans Quotavo, il s'agit d'une étape directe après la confirmation de l'offre. Pour en savoir plus : Créer une offre.
Conclusion
Rédiger une facture en 2026, c'est : maîtriser en toute confiance les informations obligatoires classiques UStG et en même temps préparer des e-factures avec des formats tels que ZUGFeRD et XRechnung. Quiconque résout ces deux problèmes grâce à un logiciel bien pensé et à des processus clairs gagne du temps, évite les pièges fiscaux et se prépare aux obligations qui l'attendent.
Quotavo