Comment créer une XRechnung : guide pas à pas
Créez et envoyez une XRechnung avec la bonne Leitweg-ID, les champs obligatoires et la validation requise pour le secteur public allemand.
Vous avez exécuté une commande auprès d'une autorité et devez maintenant soumettre votre première facture par voie électronique - sous le nom de XRechnung. De nombreuses entreprises échouent non pas à cause du service lui-même, mais à cause de champs obligatoires, du Route ID ou d'une erreur de validation dans le fichier XML. Ce guide vous guidera étape par étape tout au long du processus : de la préparation à l'expédition réussie.
Vous pouvez retrouver les bases du format dans notre article Qu'est-ce qu'un XRechnung ? et sur la page de présentation XRechnung. Pour le contexte plus large de la facturation électronique, nous vous recommandons également le guide Rédiger une facture et la page E-Facture.
Exigences : ce que vous devez clarifier avant de commencer
Avant de créer un XRechnung, les points suivants doivent être clarifiés :
Reçu du client
| Informations | Pourquoi c'est important |
|---|
| Leitweg-ID | Affectation claire dans le système d'autorité |
| Plateforme de réception de factures | Chemin de transmission correct (ZRE, OZG-RE, Peppol) |
| Numéro de commande ou de contrat | Champ souvent obligatoire dans la facture |
| Personne de contact/traitement | Pour les questions et les refus |
Présent dans votre entreprise
- Remplissez les détails de l'entreprise (nom, adresse, USt-IdNr. ou numéro fiscal)
- Coordonnées bancaires pour les informations de paiement
- numéro de facture consécutif selon votre tranche de numéros
- Description des prestations, quantités, prix, taux de taxes
Sans identifiant de route, vous ne devez pas envoyer XRechnung à un client public. Demandez la pièce d'identité par écrit - elle se trouve souvent dans les documents de marché, dans le contrat ou sur le site Internet de l'autorité.
Étape 1 : Saisissez les informations de facturation comme d'habitude
Le contenu de l’ouvrage ne diffère guère d’un calcul classique. Capturer:
- En-tête de facture – numéro, date, période de prestation, si nécessaire référence à la commande
- Destinataire – Autorité avec adresse complète
- Articles – individuellement avec montant net, taux de taxe et montant de la taxe
- Totaux – Sous-totaux, TVA, montant brut
- Conditions de paiement – date d'échéance, remise, IBAN
Faites attention à la cohérence arithmétique : la somme des positions doit correspondre au net et au brut. Les différences d’arrondi sont une erreur de validation courante.
Conseil pratique : Utilisez les mêmes données que dans votre comptabilité. Si l'ERP et l'outil XRechnung affichent des montants différents, vous aurez des problèmes plus tard avec les chèques et le rapprochement des paiements.
Étape 2 : Saisissez correctement l'ID de l'itinéraire
L'ID de l'itinéraire est le champ spécifique au destinataire le plus important dans XRechnungfr vers le secteur public. Il se compose de plusieurs parties (par exemple État fédéral, autorité, département) et est attribué par le client.
- Comparez caractère par caractère avec les informations officielles
- N'ajoutez pas d'espaces ou de caractères spéciaux
- S'il y a plusieurs identifiants possibles : utilisez celui valable pour votre contrat/commande
Plus d’informations à ce sujet dans notre article Route ID expliqué.
Étape 3 : Créez XRechnung dans le logiciel
L'écriture manuelle de XML n'est pas pratique pour une utilisation quotidienne. Utilisez un logiciel de facturation ou un module spécialisé qui exporte XRechnung.
Processus typique dans le logiciel
- Créer une facture (client = autorité avec Leitweg-ID)
- Sélectionnez le format XRechnung ou CII-XML
- Préparer l'export ou le transfert direct vers le portail
- Exécutez la validation dans l'outil
Quotavo et des solutions comparables vous guident à travers les champs obligatoires et génèrent une structure XML conforme aux fichiers. Comment éviter les erreurs de schéma typiques.
Alternative : conversion à partir de ZUGFeRD
Certains systèmes génèrent d'abord ZUGFeRD et en dérivent une facture XML pure. Cependant, pour les autorités, explicitement XRechnung est souvent requis - vérifiez les spécifications du client.
Étape 4 : Effectuer la validation
Avant l'envoi, le fichier doit être validé par rapport aux règles de vérification XRechnung. Les validateurs vérifient entre autres :
| Zone d'essai | Exemple d'erreurs |
|---|
| Champs obligatoires | numéro de facture manquant |
| Codes et listes | code de taux de taxe invalide |
| Logique de somme | Brut ≠ Net + Taxe |
| Leitweg-ID | mauvais format |
| Détails de la fête | adresse du vendeur incomplète |
Que faire s'il y a des erreurs de validation ?
- Lisez attentivement le message d'erreur (nom du champ et règle)
- Corriger les données dans la facture source
- Régénérer et valider XML
- Envoyez uniquement après « vert ».
Certains portails rejettent même les petits écarts - la retouche coûte du temps et retarde le paiement.
Étape 5 : Transmission au client public
Le XRechnung est généralement soumis via une plate-forme d'entrée centrale, et non par courrier électronique privé.
Canaux de transmission communs
| manière | Utilisateurs typiques |
|---|
| ZRE (Plateforme centrale de réception des factures) | Autorités fédérales |
| OZG-RE / portails d'état | États et municipalités |
| Peppol | en partie autorités et entreprises |
| Portail des autorités | selon spécifications locales |
Inscrivez-vous à temps sur le portail désigné. Si nécessaire, testez avec un environnement de test si proposé.
Processus de transmission
- Connectez-vous au portail (compte entreprise)
- Téléchargez le fichier XRechnung ou transférez-le depuis un logiciel
- Enregistrer la confirmation et le numéro de processus
- Suivre le statut de la facture dans le portail
Conservez la preuve de l'heure de téléchargement et de la confirmation - analogue à une lettre recommandée pour les factures papier.
Étape 6 : Archivage et documentation interne
Après expédition, les travaux ne sont pas terminés :
- Archiver le XML original inchangé (note GoBD)
- Enregistrez une copie de la facture lisible par l'homme (PDF depuis votre système).
- Attribuer un identifiant d'itinéraire, une confirmation de portail et un reçu de paiement
- En cas de rejet : documenter le journal des erreurs et la nouvelle version corrigée
Les factures électroniques sont soumises aux mêmes exigences de conservation que les factures papier : vous devez clarifier les détails avec votre conseiller fiscal. Des informations générales peuvent être trouvées dans la FAQ.
Particularités par secteur d'activité et type de commande
Artisanat et construction
Délais d'exécution souvent longs, factures anticipées et finales. Chaque facture partielle nécessite son propre XRechnung avec référence correcte à la commande et, si nécessaire, les déductions antérieures.
Informatique et conseil
Saisie du temps en heures, si nécessaire frais de déplacement sous forme de postes séparés. Des descriptions uniformes facilitent l'inspection par l'autorité.
Livraison de marchandises
Faites attention à la date de livraison, aux unités de mesure et, le cas échéant, aux références de commande du prix.
XRechnung et l'exigence de facturation électronique en B2B
L'obligation d'envoyer XRechnungfr aux autorités est déjà une réalité pour de nombreuses entreprises. En outre, la facturation électronique dans le secteur B2B est de plus en plus au centre de l'attention - avec ses propres délais et exceptions. Le fait que votre entreprise soit obligée de le faire à partir de 2026 ou plus dépend de sa taille, de son chiffre d'affaires et de son rôle (exposant ou destinataire). Faites réexaminer votre situation légalement** ; notre aperçu E-Facture Obligatoire 2026 offre une première orientation.
Pour les clients B2B, ZUGFeRD ou un autre format EN 16931 est souvent suffisant - pour les autorités, XRechnung reste la norme.
Liste de contrôle : créer et envoyer XRechnung
Utilisez cette liste pour chaque facture gouvernementale :
Sélection de logiciels : à quoi faut-il faire attention
Lorsque vous choisissez une solution pour Rédiger une facture et XRechnung, vous devez considérer :
- Exportation XRechnung avec les spécifications actuelles
- Validation intégrée avant l'exportation
- Route ID comme champ de destinataire fixe
- Interfaces vers les portails ou Peppol (si nécessaire)
- Facile à utiliser pour les employés sans connaissances XML
Quotavo combine les processus classiques de devis et de facturation avec des fonctionnalités modernes de logiciel de facturation - vous n'avez donc pas besoin de maintenir deux mondes distincts.
Questions courantes lors de la création
Puis-je corriger un XRechnung plus tard ?
En cas d'erreurs, une facture d'annulation et une nouvelle facture correcte sont généralement requises - pas simplement le renvoi de l'ancien fichier XML. Coordonnez la procédure avec les autorités et votre service comptable.
Le PDF est-il suffisant en plus de XRechnung ?
Le XRechnung est la version pertinente pour le traitement automatique. Un PDF peut être utile en interne, mais ne remplace pas l'obligation XML envers le client public.
Est-ce que chaque poste doit avoir le même impôt ?
Non, des taux d'imposition mixtes sont possibles. Les totaux doivent alors être affichés correctement pour chaque taux d'imposition.
Autres réponses : FAQ et XRechnung.
Conclusion
Créer un XRechnung n'est pas compliqué si vous avez les données, l'Leitweg-ID et l'outil corrects. Travaillez par étapes claires : capturer, générer du XML, valider, transmettre, archiver. Avec le bon logiciel, vous pouvez éviter la plupart des obstacles techniques et vous concentrer sur le contenu et les délais.
Commencez tôt avec l'accès au portail et testez la facture - la première vraie facture gouvernementale sera alors beaucoup plus souple. Si vous avez des questions sur le format, l'obligation et le logiciel, consultez E-Facture, XRechnung et notre FAQ.
Quotavo