E-Rechnung Steuerberater: ZUGFeRD, DATEV und Belege
E-Rechnung an den Steuerberater übergeben: ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML plus DATEV-Buchungsstapel (EXTF, SKR03/SKR04) – ohne doppelte Belegerfassung. Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, was die Kanzlei braucht und was Sie in Quotavo exportieren.
Was der Steuerberater wirklich von Ihnen braucht
Eine Kanzlei braucht zwei Dinge getrennt voneinander: die Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung und die Belege selbst als Nachweis. Das strukturierte XML einer E-Rechnung ersetzt den Beleg nicht, es beschleunigt nur die Erfassung.
In der Praxis heißt das: Sie liefern einen Buchungsstapel mit Datum, Betrag, Steuersatz, Gegenkonto und Belegfeld – und zusätzlich die Rechnungsdateien selbst. Quotavo trennt genau so: DATEV-Export für die Buchungssätze, Archiv und PDF/XML-Download für die Belege.
Wichtig für das erste Gespräch: Klären Sie, ob Ihre Kanzlei SKR03 oder SKR04 nutzt und welche Berater- und Mandantennummer gilt. Ohne diese drei Angaben passt kein Buchungsstapel.
ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML: was die Kanzlei damit anfängt
ZUGFeRD ist für die Kanzlei der bequemere Fall: Das PDF bleibt für Menschen lesbar und trägt die maschinenlesbaren Daten in sich. Ein Beleg, eine Datei, kein Zuordnungsproblem.
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. Sie ist der Standardweg zu öffentlichen Auftraggebern, für die Kanzlei aber unhandlicher, weil sie ohne Viewer nicht lesbar ist. Wenn Ihre Kanzlei sie anfordert, liefern Sie die XML zusätzlich zum PDF.
Für die Buchhaltung selbst spielt das Format eine kleinere Rolle als oft angenommen: Gebucht wird aus dem Buchungsstapel, das E-Rechnungsformat betrifft vor allem Archivierung und Prüfbarkeit.
Schritt für Schritt: Belege aus Quotavo an die Kanzlei übergeben
- Beim Steuerberater Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) erfragen.
- Diese Werte in Quotavo unter Einstellungen → Daten-Export → DATEV eintragen.
- Unter DATEV exportieren den Zeitraum wählen, zum Beispiel einen Monat oder ein Quartal.
- Den Buchungsstapel als CSV im EXTF-Format herunterladen (Dateiname: EXTF_Buchungsstapel_JJJJ-MM.csv).
- Die zugehörigen Rechnungs-PDFs aus dem Archiv exportieren; bei Behördenrechnungen zusätzlich die XRechnung-XML.
- Beides der Kanzlei über den vereinbarten Weg übergeben, etwa DATEV Unternehmen online, ein Mandantenportal oder verschlüsselte Übertragung.
Was Sie selbst aufbewahren müssen
Die Übergabe an die Kanzlei entbindet Sie nicht von der eigenen Aufbewahrung. Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, und maßgeblich ist das Original im Ausgangsformat – bei ZUGFeRD also das PDF mit eingebettetem XML, nicht ein neu gedrucktes PDF.
Praktisch bedeutet das: Verändern Sie exportierte E-Rechnungsdateien nicht nachträglich und bewahren Sie sie so auf, wie sie versendet wurden. Das Archiv in Quotavo hält Ihre Ausgangsrechnungen dafür durchsuchbar bereit.
Diese Seite ist eine praxisorientierte Einordnung und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für verbindliche Aussagen zu Ihrem Fall ist Ihre Kanzlei zuständig.
Für Steuerberater: was von Quotavo-Mandanten ankommt
Mandanten, die Quotavo nutzen, liefern Ausgangsrechnungen als PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML nach EN 16931. Bei öffentlichen Auftraggebern kommt zusätzlich eine eigenständige XRechnung als CII-XML dazu.
Der Buchungsstapel ist eine EXTF-CSV mit wählbarem Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 sowie Berater- und Mandantennummer aus dem Mandantenprofil. Der Zeitraum ist frei wählbar, üblich sind Monat oder Quartal.
Quotavo ist bewusst keine Finanzbuchhaltung: Es gibt keine Bankanbindung und keine eigene Kontierungslogik jenseits des Exports. Die Hoheit über die Buchführung bleibt vollständig bei der Kanzlei.
Häufige Fragen (FAQ)
- Reicht es, dem Steuerberater nur die ZUGFeRD-PDFs zu schicken?
- Für die Belegablage in der Regel ja, für die Buchführung meist nicht. Die meisten Kanzleien wollen zusätzlich einen Buchungsstapel, weil das die Erfassung deutlich verkürzt. Quotavo liefert beides getrennt: PDF/XML aus dem Archiv und DATEV-Export als EXTF-CSV.
- Welchen Kontenrahmen muss ich einstellen, SKR03 oder SKR04?
- Das gibt Ihre Kanzlei vor, es ist keine freie Entscheidung. SKR03 ist prozessgliederungsorientiert und im Mittelstand verbreitet, SKR04 folgt der Bilanzgliederung. Fragen Sie einmal nach und tragen Sie den Wert dauerhaft im Profil ein.
- Brauche ich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG überhaupt E-Rechnungen?
- Empfangen und archivieren müssen im B2B praktisch alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Beim Versand gelten Erleichterungen und Übergangsfristen. Was für Sie konkret gilt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei; der Entscheidungsbaum auf dieser Seite hilft bei der Formatwahl.
- Ersetzt Quotavo meine Buchhaltungssoftware?
- Nein. Quotavo deckt Angebote, Rechnungen, Kundenverwaltung und E-Rechnung ab. Der DATEV-Export unterstützt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, ersetzt aber keine Finanzbuchhaltung mit Bankanbindung und Jahresabschluss.
- Wie übergebe ich ZUGFeRD-Rechnungen an meinen Steuerberater?
- Für die Belegablage reicht meist die ZUGFeRD-PDF aus dem Archiv. Für die Buchführung will die Kanzlei zusätzlich einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF-CSV). In Quotavo exportieren Sie beides getrennt: PDF mit eingebettetem XML und Buchungsstapel mit SKR03 oder SKR04.
- Was ist bei XRechnung für die Steuerberater-Übergabe zu beachten?
- XRechnung ist reines CII-XML ohne Sicht-PDF – für Behörden Pflicht, für die Kanzlei unhandlicher. Liefern Sie die XML zusätzlich zum lesbaren PDF und klären Sie mit dem Steuerberater, ob er die XML direkt verarbeitet oder nur das PDF archiviert.
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